Organiser une conférence demande une maîtrise parfaite du projet ! Cet événement fédérateur, qui rassemble des participants autour d’un sujet déterminé s’organise par étapes : définition des objectifs, choix du thème et des intervenants, conception du déroulé, communication, coordination des prestataires et gestion du planning jusqu’au jour J. Sphère Événements vous accompagne pas à pas dans cette organisation rigoureuse pour contribuer à la réussite de votre conférence. À votre écoute pour comprendre les enjeux et spécificités de votre événement, nous vous accompagnons dans chaque détail. Profitez de notre expertise et de notre savoir-faire !
Pourquoi organiser une conférence ?
L’organisation d’une conférence vient répondre à un besoin de communiquer pour des raisons qui peuvent être très variées : sensibiliser des clients, débattre d’un sujet en entreprise, motiver ses salariés, échanger sur une actualité, enseigner des compétences… L’objectif visé est donc propre à chaque type de conférence. Alors que certains cherchent à rassembler un public interne, d’autres souhaiteront s’adresser à leur clientèle, leurs partenaires ou même un public plus large pour développer leur notoriété.
De ce fait, vos attentes et enjeux doivent être clairement établis pour y répondre et les atteindre avec succès. En effet, déterminer vos objectifs sera la clé pour organiser avec succès votre conférence et en définir son format. Nous vous épaulerons dès cette étape et jusqu’à la date de l’événement, que ce soit à l’occasion d’un séminaire, d’un congrès, ou du lancement d’un nouveau produit, par exemple.
Conférence en plénière
La plénière est le premier format auquel nous pensons pour une conférence. Généralement assis en « théatre », les participants écoutent un ou plusieurs intervenants. Ainsi, les experts, souvent sur scène, transmettent leur savoir pour sensibiliser un public sur un sujet défini ou pour enseigner un savoir-faire. Ce format, classique, sera privilégié pour informer vos clients d’une actualité ou d’un nouveau produit, annoncer de nouvelles perspectives à vos collaborateurs ou même transmettre des connaissances. Nos outils digitaux viendront dynamiser cette prise de parole : questions par SMS, votes, nuage de mots…
Conférence avec groupes de réflexion
Ces réunions sont aussi connues sous le nom de tables rondes ou de sous-commissions. Souvent en complément d’une plénière, ce format vise à générer des retours constructifs des participants. Réunis par groupes, chacun échange et participe à une réflexion commune sur des sujets précis de la conférence. L’objectif est donc d’intégrer les participants dans une démarche collaborative de la société. Nous retrouvons cette organisation couramment lors de séminaires à l’occasion de la mise en place d’une stratégie de groupe, pour approfondir des compétences ou même pour motiver ses salariés.
Conférence – Débat
Ce format de conférence, préconisé en complément d’une plénière, aide à dynamiser votre réunion et permet aux intervenants de mieux cerner les attentes des participants. Par exemple, lorsque le public est nombreux ou les espaces inadaptés aux échanges en petits groupes, les débats peuvent être favorisés. Grâce à des outils digitaux ou la possibilité de s’exprimer par micro, les participants pourront poser leurs questions ou creuser certaines pistes de réflexion. C’est donc un moyen idéal de connaître les ressentis de vos clients ou de débattre en interne d’un sujet d’entreprise.
Créer le cahier des charges de la conférence
Les premiers pas de la conception de votre conférence sont décisifs. En effet, il convient de définir vos objectifs et la ligne directrice de votre projet qui constituera votre cahier des charges.
D’un coté, un travail de fond est nécessaire pour fixer vos enjeux : choisir le thème de la réunion et définir le message que vous souhaitez transmettre. D’un autre coté, il faut veiller à la manière dont vous allez transmettre votre contenu. En effet, vos besoins logistiques auront un impact direct sur l’organisation de votre événement. Sphère Evénements vous accompagne dès cette étape.
Voici les éléments à définir : quelle est la date la plus appropriée ? Quelle sera la durée de votre conférence ? Combien y aura-t-il de participants ? Quel est leur profil ? Où la rencontre se tiendra-t-elle et dans quel type de lieu ? Quels sont vos besoins techniques ? Enfin, le budget alloué est un élément clé et sera déterminant dans chacun de vos choix.
Rechercher le lieu et la salle de conférence idéale
Une fois le cahier des charges établi, une des premières étapes pour organiser une conférence est la recherche de la salle.
D’une part, la zone géographique de la tenue de votre événement sera déterminante et choisie selon le profil des participants. Par exemple, une zone rurale isolée peut parfaitement être envisagée lors d’un séminaire résidentiel d’entreprise, mais sera déconseillée si vous invitez des clients. De ce fait, privilégiez une ville ou un lieu facile d’accès en métro, train ou avec un parking.
D’autre part, le standing de l’établissement doit refléter l’image que vous voulez véhiculer. En effet, un palace pourrait être perçu « tape à l’œil » pour les participants de certains domaines d’activité ou, à contrario, un lieu trop bas de gamme pourrait vous desservir. À cette étape, notre expérience est précieuse afin de vous orienter vers des lieux spécialement sélectionnés pour vous.
Faire appel à un traiteur événementiel
Dès le lieu sélectionné, l’étape suivante est de choisir votre traiteur et mettre en place une restauration adaptée au déroulé de votre événement. Les repas, les pauses et les boissons participent au bien-être des participants et par conséquent à la réussite de votre conférence !
Souvent, le choix d’un cocktail debout s’avère pratique car les participants se servent selon leurs goûts et en fonction de leurs contraintes alimentaires éventuelles. C’est aussi l’occasion de favoriser les échanges informels, avant ou après la réunion.
Par ailleurs, des pauses composées de boissons et de snacks peuvent être proposées toutes les deux heures afin de préserver l’attention du public.
Simple ou plus travaillée, la restauration doit s’adapter à votre budget sans déroger à sa qualité. Aussi, nous mettons un point d’honneur à ce que le service soit efficace, discret et souriant !
Trouver le bon conférencier et la technique adaptée
Une fois le lieu et le traiteur validés, vous êtes assuré du confort des participants. Votre objectif est aussi de proposer un contenu qualitatif et dynamique pour intéresser votre public et le garder attentif lors de la conférence. Le choix de l’orateur s’avère donc crucial. Le contenu doit être riche et sa manière de s’exprimer agréable. Du choix d’un maître de conférence généraliste à la sollicitation d’experts aguerris, plusieurs options s’offrent donc à vous. Vous pouvez, par exemple, intégrer la vision d’un expert pour aborder un sujet d’entreprise sous un angle différent. Le message devient alors limpide !
D’autre part, le choix d’un bon conférencier va de pair avec la mise en place d’outils techniques indispensables : une sonorisation de qualité, des écrans visibles par tous, une mise en lumière adaptée…
Pour finir, de nombreux outils interactifs peuvent venir s’associer à votre conférence afin de faciliter les messages (SMS, nuage de mots, live chat…)
Organiser les prestations complémentaires
La gestion des prestataires complémentaires vient finaliser l’organisation de votre conférence.
De l’inscription des participants à leur départ, le succès de votre événement se trouve aussi dans chaque détail. Save-the-date, envoi d’invitations, gestion des inscriptions, personnel d’accueil, badges, mobilier, interview live, goodies, traducteurs, technique complémentaire, captation vidéo, live streaming, création de brochure, photographe, vidéaste, navettes, réservation d’hébergement… Notre agence événementielle dispose de nombreux partenaires experts dans leur domaine. Par conséquent, nous intégrons ces prestataires à la gestion de votre conférence et nous assurons leur coordination jusqu’au jour J.
Enfin, nous ciblons vos besoins et nous vous apportons toujours plus de nouvelles solutions, afin d’améliorer continuellement votre événement.
Coordonner le jour J
La coordination du jour J est l’étape finale dans l’organisation de votre conférence. Dans la mesure où chaque prestataire a été sélectionné avec soin et intégré à l’avance des préparatifs, votre journée se déroulera avec succès.
En effet, quelques jours avant, et pour que chacun soit conscient de ses missions, il faut penser à envoyer un récapitulatif et déroulé de l’événement à tous les intervenants (Lieu, traiteur, conférencier, prestataires complémentaires…). Ainsi, notre rôle est de prendre en charge cette responsabilité pour coordonner chaque intervenant, sous votre feu vert.
En véritable chef d’orchestre, nous serons donc attentifs à ce que votre conférence se déroule telle que prévue. Nous veillerons au timing, serons un support rassurant pour les prestataires et gérerons les éventuels imprévus du jour J. Notre présence vous permettra d’être disponible pour les participants et vous profiterez, vous aussi, de l’événement !
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